發送機使用具有光電轉換功能的光電管，能夠對畫面上各部分顏色的深淺進行識別，並將其轉換成不同強度的電信號，透過電話線路傳送出去。傳真接收機接收到發送機傳送過來的電信號，把接收到的信號轉換成圖文信號透過打印機打印出原來的圖形或文字。這樣傳真機就可以傳遞資訊了。
傳真機由發送機和接收機兩部分組成，是一種具備特殊功能的機器。發送機使用一種具有光電轉換功能的光電管，能夠對畫面上各部分顏色的深淺進行識別，並將其轉換成不同強度的電信號，經過電子電路的整形、放大、調製、編碼後，透過電話線路傳送出去。
傳真接收機能將畫面複製出來：它接收到透過線路傳送過來的電信號，並對它進行放大、解調、限幅、鑑頻等處理，把接收到的信號轉換成圖文信號，然後透過打印機，打印出原來的圖形或文字。傳真的發送和接收過程中，發送機和接收機必須一致進行。
發送機對畫面自左至右，自上而下，逐行掃描“分解”，掃描順序、速度與接收機在傳真紙上的記錄順序、速度必須相同，否則，接收後打印出來的圖文就會出現歪斜，從而難以辨認。
